Cuando usted integra a ISPCube diferentes medios de pagos, existen determinadas circunstancias en las que un error humano/administrativo impide el correcto ingreso del pago realizado por su cliente:
Caso A. Demora en Asignación de Código de Pago: si usted entrega al cliente un código de pago que es ingresado al sistema tiempo después de que el mismo haya abonado, estamos en presencia de un problema administrativo. Es decir, al no asociar el código al cliente en tiempo y forma, el proceso que imputa las cobranzas de los diferentes medios de pagos no logró encontrar el código entre los códigos de sus clientes, por tal, la cobranza se encuentra en la sección de “Pagos sin procesar” :
Tomemos un ejemplo para aclarar:
Usted entrega una tarjeta de Cobranza (o código de pago) a su cliente, y el mismo realiza 2 pagos mientras usted olvida asociar el mismo:
Finalmente asocia el código el día 14-11 cuando el cliente ya efectuó 2 pagos (10-10 y 11-11) :
Claramente dichas cobranzas deberá buscarlas en la sección de “Pagos sin procesar” y asociarlas de forma manual :
Caso B. Error en el código ingresado : un error común al momento de incorporar el código de pago al cliente, es equivocarse en algún dígito que compone al mismo. Para este caso la situación es idéntica a la antes mencionada, deberá dirigirse a la sección de “Pagos sin procesar” de su entidad de cobranza seleccionada y asociar la cobranza.
Caso C. Problemas de re-utilización de códigos : a pesar de nuestra recomendación de NO reutilizar códigos de pago / tarjetas de cobranzas sobre sus clientes, esto representa para nosotros un problema frecuente. Algunos ISP solicitan al cliente sus tarjetas de cobranzas (tras el pedido de baja por ejemplo), y archivan dicha tarjeta para ser reutilizada en un nuevo alta. El problema es que en ocasiones olvidan retirar el código de pago al cliente anterior y las cobranzas del nuevo cliente se imputan en realidad al poseedor original, o bien, sí retiran el código al anterior cliente pero demoran en asignarlo al nuevo cliente (caso A.)
¿En que consiste el proceso de asociar pagos sin procesar?
Como hemos mencionado antes, por cualquiera de los 3 casos debe revisar la sección de “Pagos sin procesar”. Para esto:
- Debe dirigirse a Varios > Pagos Automáticos :
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- Luego deberá dirigirse a la pestaña de la empresa en cuestión, por ejemplo Cobro Digital:
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- Finalmente debe expandir y seleccionar la opción de “Pagos sin Procesar” :
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- Al hacer clic abrirá la nueva pestaña :
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Botón Asociar : si usted selecciona alguna de las cobranzas que visualiza en pantalla y presiona sobre dicho botón, el sistema le consultará a que cliente pertenece dicho pago:
- Tildar de la grilla el pago y presionar en el botón “Asociar”.
- Observará en pantalla un nuevo listado en el cual deberá seleccionar a que cliente pertenece dicho pago y presionar en el botón “Seleccionar”.
- Como ultimo paso observará un aviso en el cual deberá confirmar la operación. Al hacer clic en “Si” el proceso no solo asociará el código de pago al cliente sino que también le imputará dicha cobranza a su cuenta corriente, retirando el registro de pagos sin procesar.
Sugerencia: se recomienda revisar periódicamente dicha sección a fin de identificar cobranzas efectuadas por sus clientes en estado sin procesar.
¿Por que el Proceso no imputa automáticamente las Cobranzas sin procesar?
Identificamos los siguientes puntos por los cuales hemos decidido no auto-imputar cobranzas en estado sin procesar:
- Detrás de cada pago sin procesar existe un problema que es necesario identificar y evitar. Asociar los pagos de forma manual permitirá a su departamento administrativo cuantificar e identificar dichas falencias, doblegando a la buena conducta y eficiencia del mismo.
- En situaciones de re-utilización de códigos (planteada como Caso C.) sería el proceso responsable de imputar incorrectamente las cobranzas. Esto demandaría en horas de soporte analizando los diferentes log`s del sistema para luego concluir en que el real motivo de la falla no fue el proceso, sino un error de gestión administrativo.
- En ocasiones de demora, algunas empresas suelen cargar a partir del comprobante el pago de forma manual. En este caso el proceso estaría duplicando el activo de la cuenta corriente del cliente repercutiendo en las demás operaciones del sistema basadas el saldo actual del cliente.
Estos son algunos de los motivos mas fuertes que hemos identificado. A fin de evitar problemas y perdida de recursos, al día de la fecha no existe proceso que auto-impute cobranzas en estado “Sin Procesar”. Esperamos que sepa comprender nuestro punto de vista y pedimos disculpas por las molestias ocasionadas.